Responsabilités
- Recrutement et planification des bénévoles
- Planifier et rédiger les campagnes de recrutement des bénévoles, notamment via les infolettres, les réseaux sociaux et diverses institutions.
- Gérer la plateforme de gestion des horaires bénévoles (Qoezion): configuration, suivi des inscriptions et ajustements.
Coordonner l’attribution de plus de 1000 quarts de bénévolat selon les besoins des différentes équipes: accueil, information, accréditation, équipes volantes, Matinées scolaires, régie de scène et Salon dans la ville.
- Développer des stratégies pour prévenir les désistements et les absences, notamment par une communication claire, des relances ciblées et une attention portée à l’expérience bénévole.
- Collaborer avec les responsables bénévoles afin d’assurer un traitement respectueux et motivant des bénévoles.
Formation et encadrement
- Mettre à jour et produire les outils de formation: guide des bénévoles, protocoles, capsules vidéo, formulaires, etc.
- Organiser les formations des bénévoles, en ligne et en présentiel, en collaboration avec les responsables.
- Coordonner l’équipe des responsables bénévoles.
Suivi des opérations et expérience bénévole
- Assurer un accueil des bénévoles pendant l’événement.
- Veiller au bien-être des bénévoles sur le terrain: pauses, confort, écoute et ajustements au besoin.
- Mettre en place des actions de reconnaissance: privilèges, collations, billets, messages de remerciement ou autres initiatives.
- Coordonner les besoins logistiques liés aux bénévoles pour le Salon au Palais et le Salon dans la ville.
Coordination interne et gestion de projet
- Suivre la planification dans Asana et respecter les échéanciers établis.
- Gérer le budget alloué aux bénévoles et assurer le suivi des dépenses.
- Coordonner les rencontres liées au projet et assurer une bonne circulation de l’information entre les parties prenantes.
- Rédiger un bilan et formuler des recommandations pour les prochaines éditions.
Profil recherché
- Excellentes aptitudes en organisation, en planification et en suivi.
- Capacité à coordonner plusieurs tâches et à gérer des échéances simultanément.
- Excellente maîtrise de la communication écrite et orale.
- Capacité à encadrer, mobiliser et accompagner des bénévoles aux profils variés.
- Bon jugement, tact et aptitude à gérer les imprévus.
- Aisance avec les outils numériques, notamment Google Workspace.
- Expérience avec Asana ou un autre outil de gestion de projet similaire, un atout.
Expérience et formation
- Expérience pertinente en coordination de bénévoles, gestion d’équipes, service à la clientèle ou tout autre domaine connexe.
- Expérience dans un contexte événementiel, culturel ou communautaire, un atout.
- Expérience avec des plateformes de gestion d’horaires, de bénévoles ou de projet, un atout.
Ce que nous offrons
- L’occasion de contribuer à un événement culturel majeur et de jouer un rôle central dans l’expérience des bénévoles.
- Un environnement de travail collaboratif, flexible et stimulant.
- Une expérience concrète en coordination événementielle, gestion de projet et ressources humaines.
- Un accès privilégié au Salon du livre de Montréal.
- La possibilité de travailler avec une équipe engagée dans la promotion du livre, de la lecture et de la culture.
Comment postuler
Tu cherches un rôle où tu pourras rapidement prendre des responsabilités et contribuer à un
événement culturel d'envergure? Nous avons hâte de faire ta connaissance. Pour soumettre
ta candidature, envoie-nous ton CV accompagné d'une lettre de présentation.
Équité et inclusion
Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, y compris les
personnes autochtones, racisées, en situation de handicap, 2ELGBTQI+ ou faisant partie
d'autres groupes sous-représentés.
